Oerol kan wegens slechte condities van het weer en/of de locatie bepalen dat programma wordt geannuleerd. Over dergelijke besluiten wordt vooraf overleg gevoerd met het gezelschap. Oerol stimuleert het zoeken naar alternatieve speelmogelijkheden binnen de periode van het festival.
Voor een gezelschap dat op een eigen locatie speelt en genoodzaakt is een voorstelling te stoppen in verband met te slechte weersomstandigheden die een risico vormen voor spelers en/of publiek geldt het volgende:
Overleg altijd eerst met jouw productiecoördinator van Oerol. Als je met diegene geen contact krijgt, bel je het Oerol-calamiteitennummer 0562 202 100. De Oerol-organisatie zorgt ervoor dat alle juiste partijen (onder andere de kassa, publiciteitsmedewerkers en vrijwilligers) geïnformeerd worden. Ook komt iemand van de Oerol-organisatie naar de locatie om je te ondersteunen.
Spreek het publiek toe met de volgende teksten:
Beste mensen, het is op dit moment vanwege [vul in] niet verantwoord om de voorstelling (verder) te spelen. Omdat de voorstelling net [óf: nog niet] begonnen is, biedt Oerol je aan om je ticket, indien beschikbaar, om te ruilen voor een andere dag voor dezelfde voorstelling. Wanneer er geen tickets meer zijn, of een ander tijdstip jou niet past, krijg je je geld retour. Mede namens de Oerol-organisatie hartelijk dank voor je begrip en medewerking.
OF
Beste mensen, het is op dit moment vanwege [vul in] niet verantwoord om de voorstelling verder te spelen. Omdat de voorstelling al over de helft is, is het helaas niet mogelijk je tickets om te ruilen of voor deze voorstelling je geld retour te krijgen. Onze excuses voor het ongemak. Mede namens de Oerol-organisatie hartelijk dank voor je medewerking.
Het is niet toegestaan om een voorstelling af te gelasten zonder voorafgaand overleg met de Oerol-organisatie.