Vrijwilligers en gezelschappen

Naast alle betaalde krachten werken er dit jaar zo’n zeshonderd vrijwilligers mee om Oerol tot een succes te maken. Vrijwilligers zetten zich in bij de op- en afbouw, als publieksbegeleiders, in de horeca, bij de servicebalies of als chauffeurs. Kortom, vrijwilligers zijn vrijwel overal bij het festival werkzaam.

Vrijwilligers ontvangen geen geldelijke vergoeding voor hun inzet. Zij komen naar Oerol omdat ze een band hebben met het festival en graag een steentje bijdragen. Oerol heeft deze enthousiaste groep mensen hard nodig: we noemen ze niet voor niets onze helden!

We vinden het belangrijk dat vrijwilligers zich door Oerol en de gezelschappen gewaardeerd voelen. Deze waardering betaalt zich uit in enthousiaste en hardwerkende vrijwilligers.

Bij Oerol worden vrijwilligers ingedeeld in verschillende teams met elk een sub-coördinator als aanspreekpunt. Een vrijwilliger werkt minimaal drie dagen, maar veel vrijwilligers blijven gemiddeld zeven dagen. Tijdens het festival werkt een vrijwilliger maximaal zeven uur per dag (inclusief pauze).

Vrijwilligers hotline

Zijn vrijwilligers te laat of is er een calamiteit die niet direct met hulp van de sub-coördinator of Oerol-productieleider kan worden opgelost? Bel dan de hotline voor één van de vrijwilligerscoördinatoren. Zij zitten dagelijks van 09:00 tot 23:00 uur klaar om je te helpen.

Telefoonnummer: 0562 202 166 (bereikbaar op festivaldagen tussen 09:00 en 23:00 uur)
E-mail: vrijwilligers@oerol.nl

Op- en afbouw

Data van op- en afbouw met vrijwilligers:
– Opbouw: dinsdag 3 tot en met vrijdag 13 juni
– Afbouw: zondag 22 juni tot en met woensdag 25 juni

Alle op- en afbouw klussen worden vóór half mei door de productiecoördinatoren van Oerol bij de gezelschappen geïnventariseerd. De productiecoördinatoren vragen hiervoor vervolgens vrijwilligers aan bij onze vrijwilligerscoördinatoren. Alle vrijwilligers verzamelen zich om 09:00 uur bij het Oerol-kantoor. Daar worden de klussen voor die dag verdeeld onder de vrijwilligers. De vrijwilligers fietsen daarna naar de desbetreffende locatie van hun klus. Praktisch betekent dit dat ze vanaf 10:00 uur tot uiterlijk 17:00 uur werken.

Wat betreft de afbouw willen we benadrukken dat er op 22 juni, de laatste zondag van het festival, nog weinig vrijwilligers beschikbaar zijn voor de afbouw. Het festival is dan nog niet afgelopen, dus zijn de vrijwilligers vaak nog op andere plekken aan het werk. Het is goed om hier rekening mee te houden als je die dag begint met afbouwen.

Tijdens het festival

Vrijwilligers scannen, onder begeleiding van het gezelschap/de maker, de kaartjes en festivalbandjes bij de toegang van de voorstelling. Net als voor de op- en afbouw stemt de productiecoördinator van Oerol met je af hoeveel mensen hiervoor nodig zijn.

De vrijwilligers die de publieksbegeleiding doen wisselen per dag/voorstelling. Je krijgt als gezelschap dus geen vaste groep vrijwilligers. Op deze manier houden we het werk voor de vrijwilligers afwisselend en heb je als gezelschap steeds nieuwe, frisse, enthousiaste mensen.

Spelregels

Om de samenwerking tussen de vrijwilligers en de gezelschappen soepel en prettig te laten verlopen, hanteren we een aantal voorwaarden en spelregels.

Vrijwilligers ondersteunen tijdens de opbouw, het festival en de afbouw. Vrijwilligers zijn tijdens alle werkzaamheden altijd onder begeleiding op locatie aan het werk, tenzij vooraf anders is overeengekomen met de productiecoördinatoren.
Vanuit het gezelschap is er één aanspreekpunt op het eiland aanwezig. Deze persoon is altijd telefonisch bereikbaar voor de vrijwilligers en (sub)coördinatoren (bijoorbeeld de productieleider van het gezelschap).
Tussen het gezelschap en de productiecoördinator van Oerol is een duidelijke plek afgesproken waar de vrijwilligers zich melden. Deze plek is makkelijk te vinden voor de vrijwilligers en strategisch gekozen door de productiecoördinator.
Er is altijd iemand op de locatie aanwezig om vrijwilligers op te vangen, uit te leggen wat de bedoeling is en aan te sturen tijdens de werkzaamheden (bijv. de productieleider van het gezelschap).
We zetten vrijwilligers nooit in als:
– Bewaker of beveiliger.
– Een essentieel onderdeel van het slagen van een voorstelling (hierbij kan gedacht worden aan meespelen of het onbegeleid of niet geïnstrueerd uitdelen van techniek, zoals tablets of koptelefoons). Het is namelijk niet de bedoeling dat een voorstelling afhankelijk wordt van een vrijwilliger. Hoewel wij ontzettend veel gemotiveerde vrijwilligers hebben, kan het voorkomen dat er vrijwilligers te laat zijn, de locatie niet kunnen vinden of niet komen opdagen.
– Richtingaanwijzer: we hanteren de regel: ‘daar waar een bordje kan staan, staat geen vrijwilliger’. Uiteraard kan het begeleiden van publiek op lastige plekken wel een onderdeel van de taak zijn.
– Kinderoppas.
– Technicus.
Als het mogelijk is om de vrijwilligers te laten rouleren, doen we dat. Zo blijft het werk afwisselend. Ook moet een vrijwilliger af en toe afgelost worden bij routinematig werk of voor een toiletbezoek.
Daarnaast is het natuurlijk zaak om regelmatig bij de vrijwilligers te checken of alles goed gaat.
Aan het einde van de vrijwilligersdienst rond iemand van het gezelschap met de vrijwilligers de dienst af. Mocht dit niet mogelijk zijn, maak hierover dan aan het begin van de dienst duidelijke afspraken.

Vaste vrijwilligers

We krijgen regelmatig de vraag of wij vrijwilligers exclusief kunnen koppelen aan een groep. De ervaring leert dat dit erg lastig is met zoveel vrijwilligers in verschillende functies. Daarom is het niet mogelijk een vaste club vrijwilligers te koppelen aan een gezelschap.

Een manier waarop een theatergroep wél met vaste vrijwilligers kan werken, is als ze deze zelf meenemen. Oerol staat dat toe, maar er zijn een paar spelregels:

De productiecoördinator vanuit Oerol bepaalt hoeveel vrijwilligers hij/zij normaal gesproken aan deze groep toe zou wijzen. Dit is het aantal vrijwilligers dat wij vergoeden; zij krijgen dan een campingplaats, toegangsbandjes, lunch en/of dinerbonnen op werkdagen, 50% korting op de fiets, korting op voorstellingen (afhankelijk van het aantal werkdagen) en nog een aantal leuke extra’s.
Voorbeeld: Een theatergroep wil zelf graag 5 vrijwilligers meenemen. De productiecoördinator zou er drie aan de groep toewijzen. De groep krijgt in dit geval drie vrijwilligers vergoed vanuit Oerol. Voor de andere vrijwilligers betalen zij zelf de kosten.
In alle gevallen waarin de theatergroep zelf vrijwilligers meeneemt is Oerol niet verantwoordelijk voor eventuele absentie van deze vrijwilligers. De roostering van deze vrijwilligers ligt bij de theatergroep zelf. Als er iemand ziek is of zich een ander probleem voordoet, zorgt de vrijwilligerscoördinatie niet voor vervanging. Uiteraard kan de vrijwilligerscoördinatie in dit soort gevallen wel meekijken naar oplossingen.
De vrijwilligers die vanuit Oerol de vrijwilligersvergoedingen krijgen kunnen zich aanmelden via het aanmeldformulier (onder duidelijke vermelding van de groep). Op die manier komen ze in de vrijwilligersdatabase, en ontvangen ze alle vergoedingen en informatie. Laat ook altijd even via de productiecoördinator weten wie er bij jullie gezelschap horen, dan kunnen zij dat doorgeven aan de vrijwilligerscoördinatoren.